Tips-tips Menjadi Sekretaris Yang Baik

Bagaimana menjadi sekretaris yang baik
Sekretaris yang baik atau asisten pribadi dapat menghemat banyak waktu jika digunakan sebagai sekretaris nyata dan tidak hanya pengetik steno. Sekretaris yang baik akan baik mendapat orang yang tepat atau pengganti yang dapat diterima.
Di antara fungsi-fungsi lain yang berguna sekretaris penghemat waktu adalah:
1. Dapatkan dikte untuk memproses pekerjaan apa yang harus dilakukan
2. Membaca dan memilah-milah jenis bahan
3. Menyimpan catatan bos
4. Mengatur atau memblokir telepon yang tidak diinginkan pribadi atau penelepon (esp. jika pertemuan yang sedang berlangsung); lokal atau SLJJ.
5. Perencanaan jadwal perjalanan dan pertemuan
6. Menjaga mengisi order; umum file, file pribadi (folder), cek kartu dan daftar (index);
7. Bertindak sebagai penelitian dan sumber informasi
8. Membuat catatan tanggal dan bos itu
9. Mengatur perjalanan; hotel, resepsi, tiket pesawat, bus, dan sebagainya
10. Memberi hadiah atau kado, pengiriman bunga, keluarga atau pasangan alamat
11. Catatan tanggal pernikahan, ulang tahun dan resepsi
12. Mengatur lalu lintas bos, rekening bank
13. Mengatur eksekutif korespondensi
14. Lanjutkan teks pidato
15. Selamat datang para pelanggan, relasi, tamu untuk kesan baik dari perusahaan jasa
16. Mengatur dan melanjutkan data dan statistik secara terbatas
17. Mempersiapkan berbagai materi untuk informasi
18. Mengatur pembelian kecil untuk kantor dan kebutuhan bos
19. Sebagai mediator antara atasan dan bawahan
20. Bertindak seolah-olah manajer kantor untuk bos
21. Mengatur pertemuan dan menit
22. Ikuti berita dari media massa
23. Ikuti seminar atau bekerja belanja
24. Mengatur bos hobi atau istirahat
25. Tahu organisasi berjalan

Belajar Steno YukK

A. PENGERTIAN STENOGRAFI

Sering kita mendengar orang menyebut tulisan steno berarti tulisan cepat. Hal ini timbul karena sebagian orang hanya melihat dari hasil yang dicapai seorang stenografer yang mempu menulis steno dengan cepat, seperti pada saat mencatat suatu percakapan dengan menggunakan tulisan steno. Stenografer mampu mencatat suatu percakapan dengan lengkap karena memakai stenografi, hal ini tidak akan dapat dilakukan apabila memakai tulisan latin biasa.
Stenografi berasal dari bahasa Yunani, yang terdiri dari 2 (dua) kata yaitu
“STENOS” yang berarti singkatan atau pendek
“GRAPHEIN” yang berarti tulisan.
Jadi stenografi ( stenography ) berarti tulisan singkat atau tulisan pendek. Tulisan steno dibuat dan disusun sedemikian rupa pendek dan singkat sehingga mengakibatkan cepat dalam menulisnya. Stenografi menggunakan tanda-tanda khusus yang lebih singkat daripada tulisan panjangnya ( latin), dan kemudian disempurnakan dengan menambah beberapa singkatan ( sudah singkat disingkat lagi ), sehingga waktu yang digunakan untuk menulis stenogramnya lebih cepat dibanding waku untuk mengucapkan kata yang dimaksud.
Misalnya orang yang menulis huruf latin t diperlukan 4 gerakan, sedangkan untuk menulis huruf t dengan menggunakan huruf steno hanya diperlukan satu gerakan saja. Karena hampir setiap lambang atau symbol huruf steno hanya memerlukan satu gerakan saja.
Maka karena pendeknya gerakan atau sedikitnya gerak yang dibutuhkan dalam menulis steno, stenografi jauh lebih cepat dibandingkan dengan menulis huruf latin.